A maioria tem que ir para o lixo

Meu pai me ensinou uma das maiores lições em relação à organização, isso quando eu ainda era um “guri”, jovem demais para entender a sabedoria daquelas palavras. O que ele me disse pareceu tão simples e óbvio que não poderia imaginar que poucas pessoas soubessem fazer as coisas daquele modo. Mesmo hoje, quando eu vejo as pessoas trabalhando, eu não consigo entender porque poucos fazem o que meu pai me ensinou, já que esse é um conhecimento muito antigo (não foi meu pai que inventou). Vejo pessoas inteligentes, como administradores, gerentes, chefes de grandes equipes, desperdiçando seu tempo com algo tão simples e que se repete várias vezes ao dia.

A frase do meu pai é simples de entender, mas muitos tem dificuldade é na sua implementação. Mesmo conhecendo-a, poucos conseguem tornar isso um hábito. Veja a frase:
- Quando você recebe um papel (pode ter sido entregue por alguém, ou uma carta recebida), de logo um encaminhamento para ela, que pode ser: lixo, arquivar, para fazer depois ou fazer agora. Leia apenas uma vez e decida na hora qual o destino, caso contrário, cada vez que você pegar este papel terá de relê-lo, e isso se repetirá várias e várias vezes, sendo que a grande maioria dos papéis é lixo.

Muitos anos depois, lendo livros sobre administração do tempo, encontrei este ensinamento e fiquei feliz por meu pai já ter me ensinado muitos anos antes, e eu já estar praticando isso em quase todas as minhas tarefas, porque esta dica do meu pai serve para papéis, mas também para muitas outras coisas.

Quando eu olho o programa de email de outras pessoas, normalmente vejo a caixa de entrada com centenas, até milhares de emails, muitos dos quais ainda não lidos.

A organização nos poupa tempo, ou de outro modo, a falta de organização nos consome muito tempo. Procure uma pessoa que tem a mesa organizada, o desktop com somente os atalhos necessários, os emails em dia, provavelmente você terá encontrado uma pessoa muito produtiva. O oposto é verdadeiro.

Vez que outra nós encontramos pessoas que dizem: “Eu me acho na minha bagunça”, doce ilusão. Para confirmar, peça para ela um papel que você sabe que está no meio de uma pilha, e veja se ela não terá de verificar um por um até encontrar o que deseja. Se puder, cronometre. Eu penso que: “Bagunça na mesa, bagunça na cabeça”.

Meu email profissional tem a caixa de entrada que é apenas de passagem. Leio a mensagem e no mesmo instante decido seu destino:
- Respondo e, ou excluo ou arquivo.
- Vai para Lixo
- Vai para Pasta de acordo com o assunto
- Vai para uma pasta chamada “Para Fazer”
Com esta atitude, sempre tenho tempo para ler todos os emails (leio até o ponto de ter certeza do seu destino, algumas vezes só o assunto basta) e nada poderá passar sem eu saber, como acontece com vários colegas que dizem: “Eu não vi isso” ou “Eu não sabia”, mas quando eles verificam, encontram emails muito importantes que ainda não haviam lido (e provavelmente nunca seriam).

Eu excluo, sem pena, a maioria dos emails, e nunca precisei de nenhum. Se fosse necessário, seria só pedir um novo envio. Mas atenção, não exclua aqueles emails que podem te comprometer, estes têm que ser arquivados em local seguro.

Eu vejo pilhas e pilhas de papel na mesa das pessoas e tenho certeza que 80% é lixo, lixo puro. Isso significa 80 % do tempo perdido procurando um papel nesta pilha, ou um email em uma caixa abarrotada de bobagens. Se você olhar estas pilhas, encontrará anúncios de supermercado já vencidos, revistas ainda embaladas que nunca serão lidas, folders de fornecedores de produtos ou serviços que a empresa nunca comprará (e se precisar, é só pedir novamente), papéis de rascunho com anotações que o autor não tem mais nem idéia do que significam, etc. Lixo puro, 80% eu disse. Dos outros 20%, provavelmente 18 ou 19% podem ser arquivados, sobrando 1 ou 2% que deveriam ter a nossa atenção.

As gavetas, estas dão até medo de olhar. É tanta porcaria que nem eles lembram o que tem. Perto de 80% é lixo. Até bolachas vencidas tem.

Tive a oportunidade de ajudar na organização de uma empresa, tanto na estrutura física quanto na operacional. Quando cheguei à estante de revistas e livros, encontrei um caos, com pilhas de revistas, várias embaladas ainda. Sugeri que conservássemos apenas as 4 últimas, e cada uma que chegasse descartaríamos a mais antiga. Foi quase uma guerra:
- Não podemos colocar no lixo, pois podemos precisar de algo que está nestas revistas – eles disseram.
- Quando alguém leu uma destas revistas? – perguntei.
- Nunca, é que não tem nada que interessa aí.
- E se vocês precisarem de alguma informação, vocês procurarão nas revistas ou na internet?
- Na internet.
- Então, podemos colocar todas no lixo, não estou certo?
- É pensando assim, parece que sim.
- Então, manteremos apenas a última revista.

Agora era a vez dos livros:
- Temos muitos livros repetidos e desatualizados, com linguagens que não são mais utilizadas. Vou doar a maioria. – falei.
- Não, estão enfeitando. Quando chega um cliente, vê este monte de livros e fica impressionado. – rebateram.
- Que cliente vem aqui?
- Quase ninguém vem aqui, mas nós gostamos deles.
- Quanto tempo ninguém pega um livro?
- Faz tempo, inclusive alguns nunca foram abertos.
Finalmente convenci-os de doar os livros e abrimos espaço nas prateleiras para organizar os CDs, os arquivos, etc.

O tempo gasto em organização normalmente se reverte em produtividade, mas se você exagerar na organização, fazendo além do necessário, aí você se tornará improdutivo, talvez até mais do que os desorganizados. Vou detalhar isso em outro post.

Você se preocupa com organização? Comente!