Organize, mas...

O post de ontem foi uma pequena idéia do que entendo sobre organização e terminou com uma frase que serve, não somente para organização de papéis e emails, para várias atividades, tanto profissionais quanto pessoais:

O tempo gasto em organização normalmente se reverte em produtividade, mas se você exagerar na organização, fazendo além do necessário, aí você se tornará improdutivo, talvez até mais do que os desorganizados.

Certa vez, estava conversando com uma menina que se queixava dos seus chefes. Ela não conseguia entender porque eles não gostavam do seu trabalho, já que ela sempre fazia mais do que solicitado. Ela se dizia perfeccionista e mesmo que o chefe pedisse um rascunho, ela não conseguia entregar algo sem um acabamento bem elaborado. Eu questionei quanto tempo ela levava para fazer este trabalho perfeito e ela me disse que normalmente bem mais do que os chefes gostariam. Diante desta resposta, eu tive de falar:
- Então você não está sendo perfeccionista!!!
- Como assim? – ela perguntou.
- Se esperam que você entregue um rascunho, perfeito é entregar o rascunho, ou algo um pouco melhor, desde que não ultrapasse o tempo planejado para um simples rascunho. Se definirem que um serviço deve ser feito em até uma hora, o perfeito é fazer em no máximo uma hora, e o melhor que puder ser feito neste prazo. Se você levar cinco horas, e uma qualidade melhor naquele trabalho nada valer, é só desperdício de tempo, ou de outro modo, não está sendo perfeito.
- ...
- Se você quer ser perfeccionista, faça as coisas dentro do custo e prazo estabelecido, e dentro disso, o melhor possível.
- Nunca tinha pensado nisso. – ela comentou.

Exemplos de exagero em organização ou qualidade:
- Organizar as cadeiras de uma sala de aula de forma milimétrica, com cada cadeira exatamente em linha com a da frente e com a do lado. Ninguém notará a diferença e no mesmo instante que os alunos entrarem na sala, as cadeiras ficarão desalinhadas novamente.
- Fazer um protótipo de sistema, com todas as funcionalidades e com a aparência do produto final. Isso não é protótipo, e o produto acabado. O objetivo de um protótipo é dar uma idéia de como será o sistema, e somente uma idéia, e para isso, o tempo de desenvolvimento deve ser o menor possível. Um protótipo de uma página de internet pode ser uma imagem, e não necessariamente um site funcional.

Com o exposto, eu não estou dizendo que prazo é mais importante que qualidade, e nisso discordo de alguns administradores (em outro post eu vou detalhar mais). Eu acredito que a qualidade é muito mais importante que o prazo, desde que a qualidade faça diferença para que a receba. Vamos a um exemplo:

Você solicitou um prato e ao perguntar quanto tempo levaria, o garçom respondeu 15 minutos. Ocorreu um problema na cozinha e seu prato começou a ser preparado com muito atraso. Você prefere receber seu prato frio e cru, mas no prazo; ou perfeito e com atraso? Tenho milhares de exemplos como uma oficina, que poderia entregar seu carro com defeito, mas no prazo combinado, ou um pintor que não dá a última mão de tinta.

Quando eu pergunto aos administradores o que é mais importante: o prazo ou a qualidade, estes respondem: os dois. Não, eu digo, não pode ser “os dois”, só um. E eles respondem: “então é o prazo”. Fico muito preocupado com o que os programadores vão pensar se ouvirem isso, coisas como:

- Não vai dar tempo para testar, mas tudo bem, desde que saia no prazo.
- Não vou tentar otimizar esta rotina, pois senão posso perder o prazo.

Sempre disse para os meus colaboradores que a qualidade é mais importante que o prazo, desde que a qualidade tenha um grande benefício.

Antes de você comentar (não que eu não queira que você comente, pelo contrário, comente qualquer coisa, sempre será bem vindo), existem momentos em que o prazo é muito mais importante que a qualidade, mas estas situações são menos comuns. O prazo é importante quando existe uma restrição real para ele, com o lançamento de um produto, ou a abertura de uma loja, ou uma dependência entre projetos, etc. Mas quando um prazo é algo que alguém inventou, chutou, ou pensou que poderia ser assim, este prazo para mim não tem tanto valor quanto a qualidade.

Eu penso assim: “Um projeto entregue no prazo, mas cheio de problemas, o cliente vai lembrar e reclamar durante muito tempo”, e “Um projeto entregue com atraso, mas com alta qualidade, o cliente logo esquecerá o atraso”.

Agora voltando ao assunto de organização, vale o mesmo raciocínio: organize até o ponto que você possa encontrar:
- o que utiliza diariamente de modo quase instantâneo,
- as coisas que você utiliza com freqüência de modo rápido,
- e as coisas que você raramente você utiliza, em um tempo razoável.

Se você tentar organizar de modo a encontrar tudo de modo instantâneo, mesmo o que nunca é necessário, você estará desperdiçando seu tempo, pois este ganho de velocidade nas buscas é menor do que o que você gastará organizando.

Exemplo: Abrir uma pasta para cada assunto mínimo, pois para isso será necessário buscar uma pasta nova, gerar uma identificação para a pasta, colocar a identificação na pasta, arquivar em ordem alfabética, buscando a posição em uma gaveta com mais de 1000 mini-pastas. O ideal seria manter na gaveta um número de pastas pequeno, cada uma com um “tipo de assunto”. Além de o arquivamento ser muito mais rápido, normalmente a busca também é mais rápida, porque é mais fácil saber o nome do assunto para localizar a pasta, do que o nome de uma mini-pasta dentro de uma infinidade de outras pastas.

Penso a mesma coisa para Documentação de Sistemas, mas isso fica para outro post.

O que você acha mais importante, prazo ou qualidade? Comente!

A maioria tem que ir para o lixo

Meu pai me ensinou uma das maiores lições em relação à organização, isso quando eu ainda era um “guri”, jovem demais para entender a sabedoria daquelas palavras. O que ele me disse pareceu tão simples e óbvio que não poderia imaginar que poucas pessoas soubessem fazer as coisas daquele modo. Mesmo hoje, quando eu vejo as pessoas trabalhando, eu não consigo entender porque poucos fazem o que meu pai me ensinou, já que esse é um conhecimento muito antigo (não foi meu pai que inventou). Vejo pessoas inteligentes, como administradores, gerentes, chefes de grandes equipes, desperdiçando seu tempo com algo tão simples e que se repete várias vezes ao dia.

A frase do meu pai é simples de entender, mas muitos tem dificuldade é na sua implementação. Mesmo conhecendo-a, poucos conseguem tornar isso um hábito. Veja a frase:
- Quando você recebe um papel (pode ter sido entregue por alguém, ou uma carta recebida), de logo um encaminhamento para ela, que pode ser: lixo, arquivar, para fazer depois ou fazer agora. Leia apenas uma vez e decida na hora qual o destino, caso contrário, cada vez que você pegar este papel terá de relê-lo, e isso se repetirá várias e várias vezes, sendo que a grande maioria dos papéis é lixo.

Muitos anos depois, lendo livros sobre administração do tempo, encontrei este ensinamento e fiquei feliz por meu pai já ter me ensinado muitos anos antes, e eu já estar praticando isso em quase todas as minhas tarefas, porque esta dica do meu pai serve para papéis, mas também para muitas outras coisas.

Quando eu olho o programa de email de outras pessoas, normalmente vejo a caixa de entrada com centenas, até milhares de emails, muitos dos quais ainda não lidos.

A organização nos poupa tempo, ou de outro modo, a falta de organização nos consome muito tempo. Procure uma pessoa que tem a mesa organizada, o desktop com somente os atalhos necessários, os emails em dia, provavelmente você terá encontrado uma pessoa muito produtiva. O oposto é verdadeiro.

Vez que outra nós encontramos pessoas que dizem: “Eu me acho na minha bagunça”, doce ilusão. Para confirmar, peça para ela um papel que você sabe que está no meio de uma pilha, e veja se ela não terá de verificar um por um até encontrar o que deseja. Se puder, cronometre. Eu penso que: “Bagunça na mesa, bagunça na cabeça”.

Meu email profissional tem a caixa de entrada que é apenas de passagem. Leio a mensagem e no mesmo instante decido seu destino:
- Respondo e, ou excluo ou arquivo.
- Vai para Lixo
- Vai para Pasta de acordo com o assunto
- Vai para uma pasta chamada “Para Fazer”
Com esta atitude, sempre tenho tempo para ler todos os emails (leio até o ponto de ter certeza do seu destino, algumas vezes só o assunto basta) e nada poderá passar sem eu saber, como acontece com vários colegas que dizem: “Eu não vi isso” ou “Eu não sabia”, mas quando eles verificam, encontram emails muito importantes que ainda não haviam lido (e provavelmente nunca seriam).

Eu excluo, sem pena, a maioria dos emails, e nunca precisei de nenhum. Se fosse necessário, seria só pedir um novo envio. Mas atenção, não exclua aqueles emails que podem te comprometer, estes têm que ser arquivados em local seguro.

Eu vejo pilhas e pilhas de papel na mesa das pessoas e tenho certeza que 80% é lixo, lixo puro. Isso significa 80 % do tempo perdido procurando um papel nesta pilha, ou um email em uma caixa abarrotada de bobagens. Se você olhar estas pilhas, encontrará anúncios de supermercado já vencidos, revistas ainda embaladas que nunca serão lidas, folders de fornecedores de produtos ou serviços que a empresa nunca comprará (e se precisar, é só pedir novamente), papéis de rascunho com anotações que o autor não tem mais nem idéia do que significam, etc. Lixo puro, 80% eu disse. Dos outros 20%, provavelmente 18 ou 19% podem ser arquivados, sobrando 1 ou 2% que deveriam ter a nossa atenção.

As gavetas, estas dão até medo de olhar. É tanta porcaria que nem eles lembram o que tem. Perto de 80% é lixo. Até bolachas vencidas tem.

Tive a oportunidade de ajudar na organização de uma empresa, tanto na estrutura física quanto na operacional. Quando cheguei à estante de revistas e livros, encontrei um caos, com pilhas de revistas, várias embaladas ainda. Sugeri que conservássemos apenas as 4 últimas, e cada uma que chegasse descartaríamos a mais antiga. Foi quase uma guerra:
- Não podemos colocar no lixo, pois podemos precisar de algo que está nestas revistas – eles disseram.
- Quando alguém leu uma destas revistas? – perguntei.
- Nunca, é que não tem nada que interessa aí.
- E se vocês precisarem de alguma informação, vocês procurarão nas revistas ou na internet?
- Na internet.
- Então, podemos colocar todas no lixo, não estou certo?
- É pensando assim, parece que sim.
- Então, manteremos apenas a última revista.

Agora era a vez dos livros:
- Temos muitos livros repetidos e desatualizados, com linguagens que não são mais utilizadas. Vou doar a maioria. – falei.
- Não, estão enfeitando. Quando chega um cliente, vê este monte de livros e fica impressionado. – rebateram.
- Que cliente vem aqui?
- Quase ninguém vem aqui, mas nós gostamos deles.
- Quanto tempo ninguém pega um livro?
- Faz tempo, inclusive alguns nunca foram abertos.
Finalmente convenci-os de doar os livros e abrimos espaço nas prateleiras para organizar os CDs, os arquivos, etc.

O tempo gasto em organização normalmente se reverte em produtividade, mas se você exagerar na organização, fazendo além do necessário, aí você se tornará improdutivo, talvez até mais do que os desorganizados. Vou detalhar isso em outro post.

Você se preocupa com organização? Comente!

Você é um dos melhores?

Como citei em um post anterior, 80 % das pessoas se considera dentro dos 10 % melhores (veja Oba, sou chefe! E agora?).
Quando perguntamos a um “programador” se ele tem boa lógica e se sabe programar bem, a resposta é sempre positiva. Mas quantos passariam em um teste?

Criei o desenho abaixo como brincadeira, mas “baseado” em fatos reais. Conheci alguns programadores que quando confrontados com testes bastante simples não tinham nem idéia por onde começar. Alguns, mesmo dando os passos iniciais, que para qualquer um que realmente tivesse condições de ser programador medíocre seria o bastante para desenvolver a solução, nem assim eles conseguiam. E se julgavam programadores e provavelmente até hoje estejam por aí, criando algum monstro.

Os programadores testados não percebem que a estrela de madeira não pertence ao brinquedo de plástico.

Um dos testes bem simples que aplico algumas vezes é assim:
Criar uma função que receba três strings que podem estar preenchidas ou não, independentes uma da outra, ou seja, ou todas podem estar vazias, ou apenas uma preenchida (não necessariamente a primeira) , ou duas, ou as três. Você deve retornar uma string com a soma das três strings, sendo que o texto em cada string deve ser separado do outro por uma vírgula. Mas atenção, quando a string estiver vazia, ela deverá ser desconsiderada.
Exemplos:
“”, “”, “” => “”
“”, “segunda”, “” => “segunda”
“primeira”, “”, “terceira” => “primeira, terceira”
“primeira”, “segunda”, “terceira” => “primeira, segunda , terceira”

Se você entendeu este teste e sabe exatamente como fazer, parabéns, mas alguns passaram mais de 2 horas tentando resolver e ... nada. Um chegou a passar dois dias tentando, e eu pedi para ele fazer outra coisa para mim. Este era ótimo em tarefas repetitivas, onde não era preciso pensar, e para isso ele se pagava. Pessoa extremamente prestativa, mas que, de modo algum, poderia se considerar programador.

Pare agora e tente resolver você. Depois veja algumas soluções abaixo, feitas em VB por ser uma linguagem de fácil entendimento por programadores de qualquer linguagem.

Solução 1:
Function Soma(ByVal Primeira As String, _
        ByVal Segunda As String, _
        ByVal Terceira As String) As String
  Dim Retorno As String
  Retorno = Primeira
  If Segunda <> "" Then
    If Retorno <> "" Then Retorno = Retorno + ", "
    Retorno = Retorno + Segunda
  End If
  If Terceira <> "" Then
    If Retorno <> "" Then Retorno = Retorno + ", "
    Retorno = Retorno + Terceira
  End If
  Soma = Retorno
End Function

Solução 2:
Function Soma(ByVal Primeira As String, _
        ByVal Segunda As String, _
        ByVal Terceira As String) As String
  Soma = SomaAux(SomaAux(Primeira, Segunda), Terceira)
End Function
Function SomaAux(ByVal Atual As String, ByVal Nova) As String
  If Nova <> "" Then
    If Atual <> "" Then Atual = Atual + ", "
    Atual = Atual + Nova
  End If
  SomaAux = Atual
End Function

Solução 3:
Function Soma(ByVal Primeira As String, _
        ByVal Segunda As String, _
        ByVal Terceira As String) As String
  Dim Retorno As String
  If Primeira <> "" And Segunda <> "" Then
    Retorno = Primeira + ", " + Segunda
  Else
    Retorno = Primeira + Segunda
  End If
  If Retorno <> "" And Terceira <> "" Then
    Retorno = Retorno + ", " + Terceira
  Else
    Retorno = Retorno + Terceira
  End If
  Soma = Retorno
End Function


Você tem outra solução? Comente!

Outro dia, vi um teste de empresa para programador .Net e fiquei confuso com o que eles pretendiam com aquele tipo de pergunta. Eram questionamentos muito técnicos, como a sintaxe do comando tal, o nome do arquivo da configuração tal, o tipo de tal e assim por diante, em resumo, nada sobre lógica de programação. Parecia teste para ver se a pessoa tinha boa memória e se havia estudado, mas não se seria um bom programador ou analista. Este tipo de pergunta, qualquer um poderia buscar no Google, mas lógica, isto a pessoa tem que ter, pois não tem no Google. Este mesmo teste tinha também algumas perguntas de SQL e estas sim, eram sobre conhecimento e lógica, como solicitação para montar comandos razoavelmente complexos.

Outra empresa, tem (ou tinha) um teste para programador que apresentavam um problema onde este deveria ser resolvido com um programa na linguagem Clipper. No teste, dizia que a sintaxe na importava, apenas a lógica. Teste perfeito, pois saber a sintaxe de um comando é coisa de 5 minutos (ou menos) para achar, mas lógica, nem uma vida inteira é suficiente para algumas pessoas. O que eu verifiquei neste teste é algo que até hoje tenho dúvida: Por que será que os melhores eram os que digitavam mais rápido? Será que os que digitavam lentamente não estavam conseguindo pensar direito? Tantas dúvidas, mas esta constatação: Os melhores digitavam rápida e ininterruptamente.

Essa avaliação de quantidade de toques e capacidade de lógica me parece bastante ligada, pois os melhores que conheci digitavam com grande velocidade e quase que o tempo todo. Os “Caras”, aqueles que se acham, digitam algumas letras, param, pensam (ou algo parecido), digitam mais algumas. Somente são rápidos nas teclas durante os joguinhos, neste eles são os bons. Os “Caras” digitando parecem gagos tentando discursar.

A grande maioria das empresas não testa nada, confia que se a pessoa diz que é programador, é o que basta. Pergunto-te, meu leitor, na sua empresa, quantos ficariam se hoje fosse aplicado um teste de lógica ou de conhecimento do sistema em que trabalham?

Você concorda que os melhores podem ser identificados pelo modo que digitam? Comente!

Comida ruim? Eu gosto!

Eu sou muito exigente em relação à comida e principalmente em relação aos locais onde eu almoço ou faço lanches. Cada vez que eu julgo que a comida não estava boa ou percebo alguma falta de higiene, eu não retorno mais aquele lugar. O que eu não conseguia entender era como aquela espelunca não fechava? Por que as outras pessoas continuavam indo lá? Ou será que era apenas eu que achava a comida ruim?

Esta semana eu fui almoçar com a minha esposa e ela me deu uma dica para entender porque alguns lugares com atendimento ruim ou péssimo continuam abertos e com clientes freqüentes. A frase foi mais ou menos esta (referindo-se a um restaurante que venda comida a quilo):
- Algumas vezes eu almoço no restaurante tal, porque lá a comida não é muito boa, então eu não coloco muita comida no prato, e normalmente acaba sobrando comida. Com isso, eu economizo e também faço regime.


Puxa, pensei comigo, se minha esposa pensa assim, uma pessoa tão inteligente e que cozinha tão bem, quantos não devem pensar do mesmo modo? Se ela tem este raciocínio que eu nunca havia imaginado existir, quantas mais razões devem existir para as pessoas comerem constantemente em lugares ruins? Sei que as maiores razões devem ser: o custo, a distância, algum(a) atendente bonito(a), ou masoquismo mesmo.


Meus amigos, eu citei tudo isso para dizer o que eu pensei logo em seguida: Será que alguns clientes aceitam fornecedores ruins por alguma razão do tipo? Será que as empresas aceitam funcionários incompetentes por alguma razão que eu desconheço? Em relação a fornecedores e funcionários, eu tenho a atitude que em relação a restaurantes, isto é, nunca aceitei atendimento ruim. Os funcionários, eu chamava para conversar uma vez, se não demonstrasse melhoras, sinto muito, não queria que este estragasse os bons.

Converso normalmente com a minha esposa, que trabalha em uma empresa com vários funcionários e não conseguimos entender como os chefes mantêm funcionários tão incompetentes, e a incompetência pode ser por diversas razões, mas a maioria é aparentemente a falta de vontade de fazer o trabalho bem feito, simplesmente vontade. Nós nos perguntamos por que será que os chefes não têm uma atitude para resolver o problema? Será que eles não vêm o mal que este funcionário está trazendo para empresa? Será que eles têm medo ou vergonha ou sei lá o que para falar com o funcionário e tentar fazê-lo entender que tem que melhorar?

Uma das razões dos chefes não demitirem funcionários incompetentes é que se eles demitem alguém que eles contrataram, os incompetentes foram eles de haverem contratado alguém assim.

Mas nas conversas com a minha esposa e com outros colegas, não conseguimos entender por que os chefes demitem normalmente quem é bom e mantém outro bem pior? A única é triste razão que eu consigo imaginar é que o chefe tem medo que o bom tome o seu lugar. Isso porque eu não acredito que alguém possa ser tão bobo de não ver o que todos estão vendo, não perceber que a escolha tem efeitos muito piores do que a simples perda de um bom funcionário, mas que esta atitude é um recado aos bons como: “Não sejam tão bons”, e aos ruins: “Podem ficar tranqüilos”. A tendência destas decisões é que a equipe se tornará cada vez mais medíocre e aí, terão que torcer para que os clientes tenham alguma razão ilógica para mantê-los como fornecedores.

Você já foi demitido e sentiu-se injustiçado? Comente!

Que bagunça, vou certificar CMMI

Muito se tem discutido sobre as razões as conseqüências das certificações de Maturidade em Desenvolvimento de Sistemas, ou aquelas letrinhas que você deve estar cansado de ver como: CMM, CMMI, MPS.Br, etc.

Se você perguntar para um empresário ou para o setor comercial de uma empresa a razão da Certificação, certamente eles dirão que é para qualificar ainda mais sua equipe e seus processos, mas o que a grande maioria aponta como sendo a verdadeira razão é apenas para participação de concorrências e/ou para vender mais.

As conseqüências são desencontradas, alguns apontam uma grande melhoria nas estimativas e na qualidade geral (normalmente os empresários ou o setor de vendas), outros dizem que não serviu para nada, pois logo após a certificação tudo voltou ao normal, outros ainda dizem que só piorou, sendo tão ruim quanto antes, só que com mais burocracia.

Eu participei de um processo de certificação e o que eu vi parece coincidir com as críticas feitas. A idéia de certificar era para tentar melhorar o processo interno, ter mais controle e visibilidade, ter maior acertividade, ter maior qualidade no sistema (menos erros nos sistemas produzidos).

Eu sei que teria uma maneira bem mais rápida, barata e eficiente para resolver isso, mas a diretoria não conseguia ver, mesmo eu tendo mostrado isso durante alguns meses (vou comentar em outro post o que eu fiz para aumentar a qualidade e controle da equipe utilizando conceitos Agile). A solução que estou falando era colocar no cargo de Líder de Projeto pessoas capazes de serem Líderes de Verdade, ou seja, pessoas comprometidas com o resultado e sem melindres para cobrar o que tem que ser feito. A empresa aceitava conversas intermináveis sobre vários assuntos não relacionados ao trabalho, onde se formavam grupinhos cada vez maiores, internet, MSN, ligações particulares a todo instante, até joguinhos rolavam. Os líderes, nada faziam. Se alguém demorava uma semana para fazer algo e a mesma tarefa era feita em duas horas por outra pessoa, tudo bem, cada um tem sua velocidade... diziam (em outro post comentarei mais sobre isso).

A diretoria acreditava que uma certificação faria tudo funcionar corretamente, mas nem ela sabia cobrar o que deveria ser cobrado. Ela acreditava que um sistema de lançamento de horas trabalhadas resolveria o problema, só que ninguém utilizava este sistema, e os que utilizavam, lançavam qualquer coisa.

Foi então contratada uma consultoria que de consultoria não fez nada. Apresentou o livro do MPS e disse para nós definirmos o nosso processo, do zero. Quanta perda de tempo, quanta discussão desnecessária, pois se o consultor tivesse entregado um modelo, poderíamos apenas adaptar. Eles diziam que assim era melhor, pois faríamos um modelo perfeito para a nossa empresa. Mentira, não fizemos modelo bom, nem na versão 1, nem na 2, nem na última. Eram muitos controles desnecessários, muitos documentos gerados de forma repetida, pois nós acreditávamos que eram importantes para certificação. O nosso processo nasceu gigante, e após muitas alterações e reduções, ainda estava enorme. Muita dúvida e é claro, muita consultoria paga, bem paga para ajudar-nos nas definições. No final, tive a certeza que o objetivo de não entregar um modelo inicial era só esse: Faturar.

Então o Processo foi definido e documentado e utilizado por poucos grupos. Os outros grupos diziam: “Ainda bem que nós não temos que usar!”. Era muito trabalho extra e muita enganação também, pois os grupos não conseguiam fazer tudo que era obrigatório, então mentiam, burlavam os documentos, as atas, etc. Quando havia uma alteração na definição, o processo pedia uma infinidade de passos, independente do tamanho da alteração, coisa de no mínimo duas semanas de vai e volta de documentos e reuniões. Era evidente que ninguém seguia o processo e fazia “por baixo dos panos”. Nem o diretor, que era o maior interessado, seguia o processo que ele havia ajudado a definir, pois deixava de assinar as atas, não encaminhava os documentos, etc.

Veio a certificação e fomos aprovados. Foi o último dia que alguém usou o processo definido. Vez que outra alguém se lembra dele, mas para esta solicitação não teremos tempo para utilizar o processo, é muito demorado... dizem.

Tudo voltou ao normal, a mesma bagunça, a mesma falta de qualidade, a mesma falta de controle. Quem ganhou com isso? O setor de vendas que agora pode dizer que é certificado, os consultores e os avaliadores.

Qual a sua experiência? Comente!

Isso é chato, antes eu vou...

Hoje vou falar um pouco mais sobre Prioridades. Este assunto é tão complexo para a maioria das pessoas, pois se não fosse assim, não haveria a quantidade de livros sobre isso. Quando falo em livros sobre prioridade, penso inicialmente no livro “Primeiro o mais importante”, mas temos também livros sobre administração do tempo, decisões rápidas, organização, etc. A existência destes livros e a quantidade comprada me faz ter certeza que as pessoas não sabem como administrar sua vida e seu tempo, ou de outra maneira, não sabem priorizar.

São tantas coisas que temos, tanto profissionalmente quanto pessoais, e que nos dias atuais, poucas pessoas parecem saber diferenciar (mas isso é assunto para outro post). E daquela centena de atividades que temos ou que gostaríamos de fazer, qual a mais importante? O que percebo na maioria das pessoas é a dificuldade de parar para avaliar, isso se dá por preguiça, desinteresse, busca do prazer, fuga da dor, ... Você deve estar se perguntando: Busca do Prazer(?), Fuga da Dor (?). Logo abaixo explicarei.


Um funcionário desmotivado, com uma lista de 10 tarefas, qual a probabilidade de ele priorizar as suas atividades? Diria que quase nula. A primeira da lista será a primeira a ser feita, depois a segunda. E se você pensa que o chefe vai dar as tarefas sempre ordenadas, só posso dizer, “Bem vindo ao mundo real”. Se você perguntar para alguém, o que é prioritário em uma lista, provavelmente a resposta seja:
- Tudo é prioritário (ou Tudo é urgente).
Você já deve ter escutado isso algumas vezes, principalmente quando está junto ao cliente definindo as funcionalidades de um sistema.

Outro grave problema que eu vejo na maioria da empresas é a falta de preocupação em descobrir a causa dos problemas, e buscar apenas a correção dos erros. Eu penso que é mais importante evitar futuros erros do que passar a vida corrigindo as suas conseqüências, até porque normalmente a correção do erro é mais rápida do que reparar os problemas gerados por ele. Pode parecer para alguns sem muita experiência que isso acontece raramente, mas afirmo que não, e que depende de atitude.
Dois exemplos simples:
- Um sistema gerava um log de erros, que posteriormente eram utilizados para corrigir os dados do sistema, através de ajustes manuais. Tarefa tediosa e repetitiva. Um funcionário passou anos fazendo isso. Quando outro funcionário assumiu, ele criou um programa para ajudá-lo a analisar e corrigir os erros, mas, além disso, começou a cobrar a correção das causas dos erros mais freqüentes.
- Os bancos de dados SQL Server dos clientes constantemente chegavam corrompidos. Um funcionário buscou informações sobre o que poderia resolver o problema e descobriu que deveríamos desabilitar o Cachê de Gravação do HD, conforme recomendação da Microsoft. Testes foram feitos e confirmados. Muitos meses se passaram, e muitos outros bancos chegaram corrompidos, custando em média 3 dias para correção de cada um, alguns com perda de dados. Finalmente definiram que os Cachês deveriam ser desabilitados.

- O mais importante primeiro - eu dizia no meu prédio, quando o Síndico insistia em consertar o Portão antes de consertar o Porteiro Eletrônico. Com o portão consertado, o visitante tocava o Porteiro, e como este não funcionava, forçava o portão até que este quebrava novamente.

Quando vejo os programadores, principalmente os novinhos (eu disse principalmente), montando telas ou relatórios, normalmente eu percebo a falta de avaliação do que é importante. O que vários programadores fazem inicialmente? Deixam a tela bonita, alinham bem os campos, procuram ícones bonitos, acertam as bordas, e assim vão. Quando acreditam que está bem bonito é que começam a preocupar-se com as funcionalidades do sistema. Quase sempre, o que acontece é que uma funcionalidade obriga a reestruturação da tela, e eles param tudo para ajustar a tela novamente. E outra funcionalidade, outra reestruturação.


Mas deixe-me explicar o que quis dizer com: busca do prazer e fuga da dor. Estes dois conceitos eu vi em um livro de auto-ajuda: “Desperte o gigante interior”. Gostei muito deste livro, pois não é do tipo “Pense positivo”. Nele o autor explica como pensamos e diz que basicamente: Buscamos o prazer ou Fugimos da dor. Só que fazemos isso no curto prazo, e se pensarmos no longo prazo, mudaremos nossos hábitos. Exemplos:
- Comer muito é bom, hoje, mas me fará ficar gordo amanhã.
- Ginástica é chata, mas me ajudará a viver mais e melhor.

Razões porque os funcionários não fazem o mais importante primeiro:
- Busca do Prazer: O que é mais agradável fazer agora, como: conversar com a menina da área de testes sobre um probleminha bobo, desenvolver uma funcionalidade só para ver como ficaria, enfeitar uma tela, atender aquele cliente bacana, mas principalmente, deixam sempre para depois os problemas reais, aquelas coisas chatas de fazer, mas que tem urgência.
- Fuga da Dor: O cliente chato vai me ligar novamente para me cobrar isso, que eu sei que é bobagem, e depois eu resolvo o problema grave daquele cliente que não reclama.

E você, sabe priorizar? Estudar é sempre uma prioridade, ler outras idéias, pensar se estão corretas e avaliar se nós somos assim é muito importante para o nosso crescimento pessoal e profissional.

Você tem exemplos de falta de prioridade? Comente!

O que é prioritário?

Talvez a maior dificuldade das pessoas seja definir prioridades, tanto no emprego quanto em qualquer outra área da vida. Normalmente nós temos 10.000 coisas para fazer, e só temos condições de executar uma por vez. E agora, qual deveria ser a primeira, e a segunda, ..., e a milésima (brincadeira, veja abaixo), ...

Minha primeira sugestão é que você não deve criar uma lista com mais de 10 tarefas ordenadas por prioridade, ou um dia de trabalho, o que for menor. Você não deve perder muito tempo organizando isso, pois a cada instante aparecem novas tarefas, e você terá de rever toda a sua lista. Tendo uma lista pequena das próximas coisas a fazer, encaixar uma nova é fácil, basta ver se ela é mais importante que algum dos itens. Se não for, coloque do bolo “Ver depois”.

Agora vejamos como decidir o que é mais importante:
Se você tem duas tarefas, uma urgente e outra não urgente, qual você deverá priorizar? Provavelmente você respondeu a tarefa urgente, mas a resposta certa seria: “Depende!”.

Algumas vezes, uma tarefa é urgente, mas não é importante, como: Colocar uma firula no sistema antes do fechamento da versão, participar de uma reunião que não agregará nada, responder a um MSN de um amigo que não seja assunto profissional, entre outros. Para saber se algo é Importante, avalie-a a frase seguinte: As tarefas são importantes se você tivesse tranqüilidade de colocá-la em uma lista de atividades feitas no dia, para entregar ao seu chefe.
Bem este é um modo de avaliar a importância de uma tarefa, mas o que conta mais é qual o impacto para o futuro terá a sua execução. Uma nova funcionalidade que fará o cliente economizar tempo ou reduzir o número de erros é muito importante, mas um ícone diferente na tela de abertura não tem tanta importância, assim como otimizar uma consulta que provavelmente ninguém utiliza.

Você deve priorizar as tarefas Urgentes e Importantes, mas não deverá ficar apenas nestas, pois tarefas assim são como apagar incêndio, enquanto tarefas Importantes e Não Urgentes são construção de futuro. Tentando exemplificar, se você tem constantes reclamações de erro do cliente, e passa todo seu tempo corrigindo a conseqüência deste erro, este erro persistirá (provavelmente até os clientes abandonarem o sistema). Você deverá executar uma tarefa aparentemente “Não Urgente, mas Importante” que é descobrir a causa do erro e corrigi-la.

E aquelas tarefas que são “Não Urgentes e Não Importantes”? Essas são as preferidas pelas pessoas que não estão preocupadas com o seu trabalho, aquele tipo que acha que o importante é cumprir horário. Estas são as atividades mais prazerosas, com menos compromisso com resultados e mais simples de fazer, por isso as eleitas por vários “profissionais” de todas as áreas.

Você poderá ver mais sobre isso pesquisando no Google por "urgente mas não importante" (coloque todas as palavras entre aspas).

Independente de quantas tarefas você tem, faça cada uma de modo que não precise voltar para acertá-la logo depois. Se você fizer mal feito, sua lista nunca diminuirá. Isso lembra uma frase que li em algum lugar: “Se você não tem tempo de fazer bem feito agora, quando terá?”.

Você sabe priorizar? E o seu chefe? Comente!