O que é prioritário?

Talvez a maior dificuldade das pessoas seja definir prioridades, tanto no emprego quanto em qualquer outra área da vida. Normalmente nós temos 10.000 coisas para fazer, e só temos condições de executar uma por vez. E agora, qual deveria ser a primeira, e a segunda, ..., e a milésima (brincadeira, veja abaixo), ...

Minha primeira sugestão é que você não deve criar uma lista com mais de 10 tarefas ordenadas por prioridade, ou um dia de trabalho, o que for menor. Você não deve perder muito tempo organizando isso, pois a cada instante aparecem novas tarefas, e você terá de rever toda a sua lista. Tendo uma lista pequena das próximas coisas a fazer, encaixar uma nova é fácil, basta ver se ela é mais importante que algum dos itens. Se não for, coloque do bolo “Ver depois”.

Agora vejamos como decidir o que é mais importante:
Se você tem duas tarefas, uma urgente e outra não urgente, qual você deverá priorizar? Provavelmente você respondeu a tarefa urgente, mas a resposta certa seria: “Depende!”.

Algumas vezes, uma tarefa é urgente, mas não é importante, como: Colocar uma firula no sistema antes do fechamento da versão, participar de uma reunião que não agregará nada, responder a um MSN de um amigo que não seja assunto profissional, entre outros. Para saber se algo é Importante, avalie-a a frase seguinte: As tarefas são importantes se você tivesse tranqüilidade de colocá-la em uma lista de atividades feitas no dia, para entregar ao seu chefe.
Bem este é um modo de avaliar a importância de uma tarefa, mas o que conta mais é qual o impacto para o futuro terá a sua execução. Uma nova funcionalidade que fará o cliente economizar tempo ou reduzir o número de erros é muito importante, mas um ícone diferente na tela de abertura não tem tanta importância, assim como otimizar uma consulta que provavelmente ninguém utiliza.

Você deve priorizar as tarefas Urgentes e Importantes, mas não deverá ficar apenas nestas, pois tarefas assim são como apagar incêndio, enquanto tarefas Importantes e Não Urgentes são construção de futuro. Tentando exemplificar, se você tem constantes reclamações de erro do cliente, e passa todo seu tempo corrigindo a conseqüência deste erro, este erro persistirá (provavelmente até os clientes abandonarem o sistema). Você deverá executar uma tarefa aparentemente “Não Urgente, mas Importante” que é descobrir a causa do erro e corrigi-la.

E aquelas tarefas que são “Não Urgentes e Não Importantes”? Essas são as preferidas pelas pessoas que não estão preocupadas com o seu trabalho, aquele tipo que acha que o importante é cumprir horário. Estas são as atividades mais prazerosas, com menos compromisso com resultados e mais simples de fazer, por isso as eleitas por vários “profissionais” de todas as áreas.

Você poderá ver mais sobre isso pesquisando no Google por "urgente mas não importante" (coloque todas as palavras entre aspas).

Independente de quantas tarefas você tem, faça cada uma de modo que não precise voltar para acertá-la logo depois. Se você fizer mal feito, sua lista nunca diminuirá. Isso lembra uma frase que li em algum lugar: “Se você não tem tempo de fazer bem feito agora, quando terá?”.

Você sabe priorizar? E o seu chefe? Comente!